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忙しい会社経営者必見!業務効率を改善させるコツは?

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会社経営をしている場合「とにかく時間がない!」と感じていることが多くあります。

経営者であれば、経営者会議や役員会議などの会議出席も多いですし、インタビューを受けるなどの露出もあります。書類を作成する必要もありますし、取引先との付き合いも必要です。

何もかもをこなそうとしても、時間は有限なので限度があり、どこかを削らなければ業務効率をアップさせることはできません。

そこで今回は、会社の経営者が自分の業務効率を改善するためのコツをご紹介します。

 

1.無駄な業務をそぎ落とす

会社経営者が、自分自身の業務効率が悪いと感じているとき、まずは自分の携わっている業務の洗い出しからすることが役立ちます。

その仕事は、本当に経営者自身がすべきものかという問題です。

忙しいと感じている経営者ほど、すべての業務を自分1人で抱え込もうとする傾向があります。しかし、多くの経営者がしている仕事の2~3割程度は、「無駄な仕事」であると言っている専門家もいるくらい、本来は自分でしなくても良い仕事は多いです。

そこで、今自分が抱えている仕事の一部を思い切って他に任せると、一気に業務効率が改善されます。

また、会社が成長すると、過去には経営者が当然のようにしていた業務であっても、今や他の役員や従業員に任せた方が良くなっているものもあります。

そこで、定期的に、自分が今行っている業務が、本当に経営者本人がしなければならないものかどうか、見直しをしてみましょう。

自分でなくてもよい仕事については、部下に任せてしまうことで業務効率がアップします。

 

2.不得意な仕事を人に任せる

時間を上手に使えない経営者は、自分があまり得意でない分野の仕事も全部自分でこなそうとしていることが多いです。しかし、会社内にそれを得意とする人間がいるなら、経営者があえてその仕事に取り組むことは非効率としか言いようがありません。そこで、経営者が不得意と感じていたり、自分でするとペースが遅いと感じていたり仕事などについては、部下に任せてしまうと良いです。

 

3.会議の効率化

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業務効率をアップさせるためには、経営者が参加している会議を見直しましょう。会議の数を減らすことも重要ですが、参加人数を減らしてコンパクト化したり、テーマを予め決めておいて参加者に周知したり、会議にかける時間も決めて時間内には終わるようにします。

 

4.付き合いを減らす

忙しい経営者は、取引先などとの付き合いを大切にしている人が多いです。

たしかに、ゴルフや飲み会、食事会などの付き合いから仕事につながることも多いので、これらは会社経営者の重要な仕事です。

しかし、付き合いがあまりに多くなってくると経営者にとって負担にしかならず、他の業務に割く時間がなくなったり疲労によって業務効率がダウンしたりすることにもつながります。

そこで、これらのつき合いについては、必要外のものは削ってしまうと、自分の時間を作ることができて全体の業務効率アップにつながります。

 

5.便利ツールを取り入れる

経営者の業務効率が悪い場合、モバイルツールなどの便利ツールを利用すると負担が軽減されることがあります。

たとえば、出先からでもメールやデータなどを参照できるモバイルツールを利用すると、いちいち帰社してから情報確認しなければならないなどの状況がなくなって、業務改善につながります。

 

6.仕事の方法を改善する

経営者の業務効率アップのためには、経営者がなすべき手元の仕事のやり方を改善することも役立ちます。

たとえば、いつも同じようなミスをしてしまう仕事や手順がないのでいつも手探りになってしまう仕事については、マニュアルやテンプレートを作ることによって、業務効率を改善することができます。

会社自身にマニュアルを作るのが面倒であれば、まずは経営者の個人的なものでも良いので、手帳やスマホなどに記録しておくと良いです。

マニュアルを一度作ったら、自分が対応できない場合に部下に行わせることも簡単になりますし、次世代への事業承継や将来的には外注などの際にも役立ちます。

このように、まずは経営者が自分で重要な仕事をこなしてそのためのマニュアルを作る。そして、そのマニュアルにもとづいて他者に任せる、という作業を繰り返していけば、効率よく経営者の仕事を回していくことが可能になります。

 

7.業務効率改善は税理士に相談できる

経営者が自分で考えても良い業務改善方法を思いつかない場合には、経営のプロである税理士に相談することが効果的です。

普段から顧問企業として付き合いをしていると、税理士は、経営者の仕事を客観的に分析して業務改善のための具体的な方策をアドバイスしてくれます。

当事務所でも、積極的に経営者の業務改革支援に取り組んでいるので、今仕事が忙しすぎて悩んでいる経営者の方は、是非とも一度、ご相談ください。

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