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経費で落ちるか落ちないかの判断基準と正しい対処方法を解説

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企業の税務申告の際、上手に経費として落とすと節税対策になりますが、経費にできるものとできないものがあります。経費として落とせないものまで経費算入すると、税務調査の際に否認されて追徴課税などが行われてしまうので、注意が必要です。

何が経費になり、ならないのかについては一般的には知られておらず、自分では判断に迷うことが多いでしょう。

そこで今回は、経費として落ちるものと落ちないものの、判断基準やボーダーライン(限界)と経費算入のための正しい対処方法を解説します。

 

1.経費として算入できるもの

経費として落とせるものと落とせないもののボーダーラインを理解するためには、そもそも経費として算入できるのはどのようなものであるのかの理解が必要です。

経費に算入できる費用は、以下のものです。

  • 売上原価など、総収入金額を獲得するために直接必要であった費用
  • その年度に発生した販売費や一般管理費などの業務に関連する費用

つまり、経費として落とすことができるのは、基本的に売上原価や販売費、一般管理費などで、業務に関連するものです。

業務に無関係な役員の個人的な支出などは経費にはなりません。

 

2.領収証があっても経費になるとは限らない

よく、「領収証があったら、経費で落とせる」と言って、領収証を集める個人事業主などがいますが、これは正しい考え方ではありません。

領収証があっても、必ずしも経費として落とせるわけではないからです。

経費として落とすためには、上記のように、業務に関連する費用である必要があるので、無関係な領収証をいくらたくさん持っていても経費にならないことは明らかです。

いい加減な領収証をもとに、それらを全額経費で落とした内容の申告書を作成しても、税務調査が入ったら、否認されて追徴課税されてしまいます。

税務署に怪しまれやすい領収証としては、日付や店名が書いていないものです。このようなものは、いくらでも偽造できるので、これによって経費算入することは難しいです。

「お品代」という領収書も、税務署に怪しまれることが多いです。たとえば、発行元がヘアサロンやエステサロンなどになっているのに「お品代」と書かれていたら、すぐに不正な領収証であると気づかれてしまいます。

 

3.経費算入の判断基準

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それでは、経費として算入されるものとされないものとでは、どのような基準によって判断すればよいのでしょうか?

この点、概ね以下のようなことを頭に入れて行動していれば、経費算入できるものとできないものとのボーダーラインが自ずと明らかになります。

  • その支出が業務と関連性があり、そのことを証明するための「証拠」が存在すること
  • 支出した費用の金額が一般常識の範囲内であること

たとえば、業務用の消耗品や備品の購入、所有している不動産の修繕費用、従業員の給料や福利厚生費用などは経費になります。

取引先との交際費用であっても、打ち合わせの際のコーヒー代などであれば、常識的な範囲内のものとして経費で落とせる可能性が高いです。

 

4.経費として落とせない例

では、経費として落とせない例にはどのようなものがあるのか、見てみましょう。

多いのは、役員の個人的な支出を会社が負担しているケースです。

たとえば、役員が個人的に利用したいゴルフ会員権の費用を会社が負担したケースなどでは、経費として認められない可能性が高くなります。

役員が、家電量販店などにおいて、自宅で使うパソコンなどの物品を購入して、そのために領収証をとっていたとしても、それが会社の業務に使われていないなら経費として落とすことはできません。

取引先にお歳暮やお中元を贈る場合にも、あまりに高額になると経費として認められない例があります。経費として認められるには一般常識の範囲内の金額である必要があるためです。また、高額過ぎる贈り物の場合に役員が自宅で使っていると疑われるケースもあります。

取引先との打ち合わせの際の飲食代や交際費についても、あまりに金額が大きいと、経費として認められないことがあります。この場合もやはり一般常識的な範囲内におさまっていないと判断されるからです。

このようなケースでは、実際には支払をせずに領収書だけを受け取ったのではないかと疑われることもあります。

 

5.正しく経費で落とす方法

以上のように、経費に算入できるかできないかについての基本的な考え方はありますが、自分では正しく判断することが難しいケースが多いです。そこで、税務会計のプロである税理士と普段から付き合いをして、経費についてのアドバイスを受けることによって、正しく経費で落とすことができます。

当事務所でも、経費についてのアドバイスを積極的に行っているので、迷ったときには是非とも一度ご相談ください。

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